Wynajem ekspresu do biura vs zakup — co realnie wchodzi w koszt (TCO)
Wynajem ekspresu do biura vs zakup — co realnie wchodzi w koszt (TCO)
Zakup ekspresu „bo wychodzi taniej niż abonament” to często porównanie ceny pudełka z ceną spokojnego miesiąca. TCO (Total Cost of Ownership) w biurze obejmuje sprzęt, chemię, czas ludzi, przestoje i ryzyko awarii — nie tylko fakturę z dnia dostawy.
Co wchodzi w koszt przy zakupie
- Cena ekspresu (i ewentualnie leasing / amortyzacja).
- Odkamieniacz, tabletki, płyn do mleka — stałe zużycie (środki czyszczące).
- Kawa ziarnista i logistyka zamówień.
- Czas office managera / IT na reklamacje, transport do serwisu, szukanie części po gwarancji.
- Przestój: awaria w piątek = poniedziałek bez kawy albo ekspresowa (i droga) interwencja.
- Wymiana sprzętu po 3–5 latach intensywnej eksploatacji.
Co zwykle obejmuje wynajem OTUS
- Stała opłata za urządzenie klasy biurowej (Saeco i pokrewne w ofercie).
- Serwis, przeglądy, odkamienianie w modelu umownym.
- Wymiana sprzętu w trybie awaryjnym (w ofercie OTUS: orientacyjnie do 48 h).
- Możliwość dopięcia kawy / eksploatacji — mniej „pożarów” zakupowych.
Szczegóły i wycena: wynajem ekspresów kawowych.
Scenariusze decyzyjne
„Koniec leasingu, maszyna padła” — dokupujecie kolejny CAPEX i znowu bierzecie ryzyko na siebie, albo przechodzicie na opex z serwisem.
„IT ma zerknąć na cieknący ekspres” — godzina specjalisty IT × stawka wewnętrzna często przebija miesiąc różnicy w abonamencie.
„Mamy 12 osób, rzadko pijemy mleczne” — zakup małego automatu + dyscyplina higieny może mieć sens; TCO wtedy jest przewidywalne.
„80 kaw dziennie, sale konferencyjne, brand pracodawcy” — przestój boli rekrutację i meetingi; wynajem z wymianą sprzętu zwykle wygrywa operacyjnie.
Jak porównać uczciwie (arkusz na 15 minut)
- Zsumujcie 36 miesięcy: sprzęt + chemia + kawa + szacowany serwis poza gwarancją.
- Dodajcie 2–4 awarie × koszt zastępstwa / utraty czasu.
- Porównajcie z 36 × abonament wynajmu (z serwisem).
- Dopiero wtedy zdecydujcie — nie na podstawie ceny samego ekspresu.
Chcecie liczb pod Wasze biuro? Napiszcie przez formularz na stronie wynajmu OTUS. Chemię i ziarno i tak warto brać z sklepu OTUS — niezależnie od modelu posiadania.